海关AEO认证直通车—无犯罪记录证明怎么做才算达标
无犯罪记录证明的开具，看起来平常无奇的一个工作，在海关AEO认证的准备过程中却成为不少企业无法准确把握事情，甚至被海关认定为不合格。为什么无犯罪记录证明成了海关AEO认证的绊脚石，就让果子（微信：sunkai0107）给大家详细介绍下。一、认证标准
我们还是要从海关AEO高级认证标准入手——在第39条认证标准中的描述为：
招聘新员工时应当进行违法记录调查。对在安全敏感岗位工作的员工应当进行定期或者有原因的背景调查。
不要小看这两句话，其中延展的工作量还是很可观的。
二、违法记录调查
很显然，要想对员工的违法记录情况进行确认，企业的人力资源部门肯定是不具备相关资源和能力的，即便第三方背调公司开具的证明也具有相关效力，唯一有权出具违法记录调查结果的就是公安机关。公安机关出具的证明就叫做《无犯罪记录证明》。
根据各地行政数字化的水平差异，申请无犯罪记录证明的难易程度也有所区分，比如重庆可以从支付宝上自助开具，厦门可以从市民终端自助打印，北京可以通过线上预约线下领取，而其他地区可能就要亲自到户籍所在地公安机关才能出具了。
经常有企业的人力资源部门同事告诉果子，让每位员工开具无犯罪记录证明很麻烦，但其实也有简单的办法，就是企业出具个介绍信，说明开具无犯罪记录证明是根据《中华人民共和国海关注册登记和备案企业信用管理办法》的要求开具，用于申请海关AEO高级认证，然后联系企业所在地公安机关，一般都可以为相关人员批量出具证明的。
三、无犯罪记录自我申明
当然果子很清楚，企业也面临着招工难和员工非属地户籍等客观因素导致开具无犯罪记录证明困难的，海关还给予了另一种操作方法，就是由员工签署《无犯罪记录自我申明》。其实质是在企业充分信任该员工的基础上，由员工自主申明无故意犯罪记录且获得企业认可。所以在员工签署的《无犯罪记录自我申明》上还需要企业盖公章向海关背书。
这里要跟大家讲清楚，这个《无犯罪记录自我申明》是“申明”而不是“声明”。为什么呢？果子给大家讲一下，一般“申明”指郑重说明或表达立场，通常带有解释或澄清的意图，多用于个人或组织对某事的详细说明或辩解。而“声明”指公开正式宣布立场、态度或事实，通常具有法律效力多用于正式场合，如法律声明、公开声明等。所以，请记住开具“申明”，这也是海关总署在AEO认证内部培训中特意强调过的。
四、哪些人需要开具证明
1、新员工
从认证标准中我们可以看到“招聘新员工时应当进行违法记录调查。”这就要求公司自启动AEO认证准备工作开始，所有新入职的员工，无论职位如何都需要进行违法记录调查。这对于一些生产企业的人力资源部门来说可能会面临较大压力，但果子说，大家只能克服一下了，将这项工作作为日常工作的一部分，纳入制度化，规范化轨道为宜，毕竟还面临着五年一次的复审，无犯罪记录证明可补不了。
2、安全敏感岗位
而对于安全敏感岗位人员（点击查看上期文章）来说，果子个人建议不宜按基层员工的标准要求，还是要公安机关开具《无犯罪记录证明》，毕竟在认证标准中强调了“企业法定代表人、主要负责人、财务负责人、关务负责人1年内未因故意犯罪受过刑事处罚。”如果这些岗位1年内发生了刑事处罚，海关AEO认证在获取公安机关数据交换后可能自动判定为不合格，所以开具《无犯罪记录证明》既是公司维系AEO认证资格的需求，也是重视AEO认证工作的体现。
五、有原因的背景调查
在2022年新版认证标准中增加了对安全敏感岗位进行有原因的背景调查，在果子对企业进行AEO预审核的时候发现企业在无人辅导的情况下都会忽视这条，无一例外，而这个条款也是海关实地认证时一定会问到的要点。正因为企业大多不理解条款，又不咨询海关或专业意见，所以这里是个扣分点。
果子想说的是，结合海关AEO认证的供应链安全管理核心来理解，这里所指的“有原因”情况下开展背景调查，应当是指可能影响到企业供应链或经营安全的异常情况。经常看法治进行时的朋友应该都会留意，当公司内部人员非法获取一些公司财产后往往都会“不辞而别”；再有就是上市公司公告中也会常见到“董事长失联”之类的表述，这么重要岗位发生突然辞职、失联当然要引起足够关注，当发生可能为公司经营带来的不利影响时果断采取必要措施补救。
所以，对于有原因的背景调查一定要在制度中得到具体体现和落实。
六、多久调查一次
讲清楚了无犯罪记录调查的适用范围，果子就要说明一下调查频次了。对于新入职的员工，只需在入职时调查一次即可。对于安全敏感岗位，每年都需要开展一次调查。
七、几个重点提示
1、对于公司的外籍（含港澳台）人员，仅需签署《无犯罪记录自我申明》即可。
2、在公安机关出具的《无犯罪记录证明》上通常会记载有“自某某年起至今”、“本辖区范围”等字样，大家不必担心，只要是公安机关出具的，海关都会认可。毕竟海关没办法去让公安机关修改模板和授权开具的范围。
3、对于有人事档案保管资质的国有企业，理论上不必出具无犯罪记录证明。因为一旦有犯罪记录都会纳入人事档案中，只需查询档案即可。人事档案的作用，不用我多说了吧。
4、对于外包员工，只要在申请AEO认证的企业内工作，就仍需要提供无犯罪记录证明，这就要和外包人力资源企业进行沟通，由他们协助办理。
5、对于新员工办理无犯罪记录的节点，应当是在与企业签订正式劳动合同之前。因为，无犯罪记录也应是企业录用员工的重要参考依据之一。
6、部分企业本身已有完善的背景调查机制，包括学历、工作经历等项目，部分或全部岗位都会自行或委托第三方开展背景调查，此时除了无犯罪记录调查以外，其他背景调查项目不受影响。果子更建议把这些背景调查资料一并向海关提交，以体现企业人力资源工作的规范性。果子也发现，个别第三方公司出具的背景调查报告中说明了该员工无犯罪记录，但因为其不是公安机关，所以这种调查报告不能替代无犯罪记录证明。
7、果子也看到个别企业把无犯罪声明的条款加入到员工入职登记表上，员工签字后就视为完成调查了。这是不符合要求的，详见前面关于“声明”与“申明”区别的那段，大家就应该理解了。
对于无犯罪记录的开具要求，果子就给大家介绍到这儿了。没辅导过100家AEO认证企业，是给大家说不了这么明白的。对于海关AEO认证，进出口商品预归类，加工贸易等海关业务，欢迎大家随时与我交流。
我是果子，报关员果子，您身边的关务好伙伴。
北京岸谷关务咨询有限公司AEO认证辅导专家-政策解读-认证评估-全程辅导
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