进出口收发货人、报关企业合规之单证保管|电子档案&纸质档案怎么保存，您知道嘛？

zoe.wu

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随着通关无纸化的改革，连各种许可证件，如两用物项许可证、野生动植物进出口证书、进口关税配额证等都实现了联网无纸化。现在已经是提倡环保和资源节约的时代，报关单证自然是电子保存，不要纸质打印。纸质单证不仅占用空间，而且保存和管理成本较高。电子档案保存是最好的选择，您是不是也这么想的呢？这篇萍萍就参考这些年来的海关公告，说说电子档案保管和纸质档案保管的各自要求。电子档案的保管要求还真的蛮高的，你们公司真的达标了嘛？
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一、电子档案保存的要求
$ V% Z# |$ T1 Y进口业务中的资料通常由国外发货人传输过来，一般以PDF格式传输。那么，直接将其保存在电脑中是否符合要求呢？
在出口业务中，进出口收发货人通常使用WORD或EXCEL制作单据，并以WORD或EXCEL格式保存。大家普遍认为这些文档不符合要求。那么，如果将这些文档转换为PDF格式是否符合要求呢？
( K2 ~. F: {& m依据《通关作业无纸化进出口报关单证档案企业存储管理标准》规定，有四种存储标准，分别是：顺势留存、电子档案保存、纸质档案保存、电子档案托管。

其中顺势留存、电子档案保存，电子档案托管都是以电子形式存储的。他们的共同要求是：

A、具备企业电子报关单证档案管理系统；
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3 O3 ]2 t' C- _) yB、电子数据文件要满足《通关作业无纸化报关单证电子扫描或转换文件格式标准》。如果是电子转换文件格式的，PDF格式文件必须要有数字签名。或者是以纸质文件（盖章）扫描文档的形式保存。

C、开放系统端口给海关，可以远程调阅。
鉴于以上几点的要求，萍萍一般建议企业还是选择纸质档案保存的形式。如果您想了解更详细的电子档案保存形式，可以联系我。
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二、纸质档案保存的要求
* i* k8 }" ]5 r  ?) y2 U- {虽然这个时代我们都提倡无纸化办公了，但是看了上面的电子档案保存要求，发现古老的方式也还是需要的，下面说几点纸质档案保存的要求。
1 ^6 E0 x7 K% a; C1、保管场所及设施
在专门的库房或封闭区域内，集中存放。这些库房或区域应该具备防火、防盗、防鼠（虫）及防潮等要求。为了满足这些要求，应该安装防盗门和铁栅栏窗户，并配备灭火器具。
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$ o9 @: J: U* q3 q  `2 H2、专人及专用计算机管理
指定专人负责，配备专用计算机，建立报关单单证海关编码与档案号对应关系。
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  Y( `" X, k# A/ {0 `6 @. [; K3、理单清单及装订要求

以每册50份单证整理造册，册面上应注明年份、册号、理单号、保管期限。理单清单一份作为册内首页，一份单独整理装订保管。

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三、单证保管制度基本内容
电子档案保存及纸质档案保存的要求已经了解了。根据最新的《海关高级认证企业标准》（海关总署公告2022年第106号）第一项内部控制标准第2点进出口单证

（4）建立并执行进出口单证保管制度，妥善保存海关要求保管的进出口单证以及与进出口直接相关的其他资料和海关核发的证书、法律文书等。
3 V- @: B' C' F  i, C+ H+ x海关AEO认证明确了企业需要建立并执行进出口单证保管制度。不管是电子档案保存还是纸质档案保存。第一步必须先要有制度。下面就来说说制度里面还应该包含哪些内容。

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1、单证保管的时间

《中华人民共和国海关稽查条例》

第二条 本条例所称海关稽查，是指海关自进出口货物放行之日起3年内或者在保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的3年内，对与进出口货物直接有关的企业、单位的会计账簿、会计凭证、报关单证以及其他有关资料（以下统称账簿、单证等有关资料）和有关进出口货物进行核查，监督其进出口活动的真实性和合法性。

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根据《稽查条例》第二条的规定，单证保管时间至少为3年。然而，对于保税货物和减免税货物的单证，其保管时间则在解除监管后的至少3年。由此可见，不同种类的单证保存时间存在显著差异。萍萍建议制度中应明确将保税货物和减免税货物的单证与一般贸易的单证区分保存，以避免混淆。

2、需要保管哪些报关单证

进出口报关单和进出境备案清单；

报关单或备案清单的手写联；合同、发票、装箱清单、载货清单（舱单）、提（运）单；报关委托书/委托报关协议；进出口许可证件；电子或纸质‍加工贸易手册；与进出口活动有关的其他文件。
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. A( I' n5 \- _( r+ m3、单证保管形式
根据《通关作业无纸化进出口报关单证档案企业存储管理标准》，单证保管制度可以采用以下四种形式中的任意一种。企业可以根据自身实际情况选择最适合的保管方式。

A、顺势留存；B、电子档案保存；C、纸质档案保存；D、电子档案托管。

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4、理单、归档、调阅、移交、销毁等环节

单证保管当然不能少了具体理单时间和归档时间的要求。当然归档后也不是说就放3年，所以还得考虑有人需要借阅，那么应该也要有相应的手续规定。不管是电子保存还是纸质保存一定时间后都会需要销毁。纸质保存占着实际的空间，电子保存也是会占存储空间，都不会无限期的存储，所以销毁手续也是必要的。

以下模版供参考。

理单封面

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理单清单

调阅申请单

销毁登记单

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以上就是萍萍的一些思考及个人观点，水平有限，如有错误欢迎指出。

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